Υπάρχει ένα κοινό πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε πολλοί από εμάς, ανεξάρτητα από τον τίτλο μας, τη θέση μας ή τον κλάδο μας: ΧΑΡΤΟΓΡΑΦΗΜΑΤΑ
Οι διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί καταπνίγουν την αποδοτικότητα, μειώνουν την παραγωγή και παρουσιάζουν ακόμη και κινδύνους για την ασφάλεια. Η χρήση απαρχαιωμένων μεθόδων που βασίζονται στο χαρτί συχνά απαιτεί πρόσθετο εξοπλισμό και κόστος, όπως εκτυπωτές, φαξ και ταχυδρομικά τέλη, για να αναφέρουμε μερικά από αυτά. Τα απόβλητα που παράγονται από τη χρήση χαρτιού είναι τεράστια. Τα προϊόντα που βασίζονται στο χαρτί αντιπροσωπεύουν την πλειονότητα των αντικειμένων που καταλήγουν στις χωματερές.
Παρά το γεγονός ότι μπορούμε να δούμε πώς το χαρτί επηρεάζει αρνητικά τις ροές εργασίας, πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να αγωνίζονται να το εξαλείψουν. Οι περισσότεροι τομείς δεν φαίνεται να μπορούν να απαλλαγούν από τη γραφειοκρατία, είτε πρόκειται για έναν διαχειριστή υγειονομικής περίθαλψης που εισάγει χειροκίνητα δεδομένα ασθενών από έντυπα σε χαρτί είτε για μια κυβερνητική υπηρεσία που επεξεργάζεται χαρτιά από εκτυπωμένα PDF.
Ήρθε η ώρα να επανεξετάσετε τις δραστηριότητές σας, αν εξακολουθείτε να μετακινείτε χαρτιά από γραφείο σε γραφείο, να εντοπίζετε πραγματικές υπογραφές και να διορθώνετε εμπλοκές χαρτιού στον εκτυπωτή.
Δείτε πώς μπορείτε να απαλλαγείτε οριστικά από το χαρτί, αν είστε έτοιμοι να γίνετε πιο αποτελεσματικοί και να απελευθερώσετε την εταιρεία σας από τα δεσμά της γραφειοκρατίας.
1. Σκεφτείτε ΓΙΑΤΙ θα θέλατε να απαλλαγείτε από το χαρτί
Αν είχατε πρόβλημα να πείσετε την εταιρεία σας να γίνει χωρίς χαρτί, ξεκινήστε εστιάζοντας στο γιατί θέλετε να γίνετε χωρίς χαρτί. Αν μπορείτε να εξηγήσετε με σαφήνεια γιατί η κατάργηση του χαρτιού θα ωφελήσει την εταιρεία σας, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να κερδίσετε την υποστήριξη από την κορυφή.
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες επιχειρηματικές αποφάσεις, για να αποκτήσετε με επιτυχία τον χρόνο, τους πόρους και τον προϋπολογισμό που απαιτούνται για την κατάργηση των διαδικασιών χαρτιού και την ψηφιακή μετάβαση, πρέπει να αποδείξετε μια πειστική απόδοση της επένδυσης για την κατάργηση του χαρτιού.
Με την τρέχουσα πανδημία COVID-19, είναι σαφές ότι η μετάβαση στην αχαρτογράφηση είναι απαραίτητη για την προστασία των εργαζομένων, των πελατών και όλων όσοι αλληλεπιδρούν με την εταιρεία σας. Η ανάγκη για καινοτομία και αυτοματοποίηση των διαδικασιών που βασίζονται στο χαρτί και τις προσωπικές διαδικασίες έχει επιταχυνθεί δραματικά ως αποτέλεσμα του COVID-19 σε αυτό το σημερινό περιβάλλον. Και όπως και με άλλες προσπάθειες ψηφιακού μετασχηματισμού που αποσκοπούν στην επιτυχή πλοήγηση στο περιβάλλον της πανδημίας, τα οφέλη της καινοτομίας και της αυτοματοποίησης των διαδικασιών που βασίζονται στο χαρτί θα συνεχίσουν να μειώνουν το κόστος και να βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα για πολύ καιρό μετά την υποχώρηση της πανδημίας.
Ακολουθούν μερικοί ακόμη λόγοι για τους οποίους η αυτοματοποίηση του συστήματος που βασίζεται στο χαρτί θα μπορούσε να είναι επωφελής για την εταιρεία σας:
- Εξοικονόμηση χρόνου – Η ομάδα σας καθυστερεί από διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί; Σύμφωνα με την έκθεση State of Workflow Automation Report, το 55% των εργαζομένων ξοδεύουν τουλάχιστον μία ολόκληρη ημέρα της εβδομάδας εργασίας τους σε διοικητικά καθήκοντα.
- Συντηρήστε το περιβάλλον – Σύμφωνα με το Συμβούλιο Υπεράσπισης Φυσικών Πόρων, ο τομέας του χαρτιού είναι ένας από τους μεγαλύτερους ρυπαντές του αέρα και του νερού στον κόσμο, καθώς και των αποβλήτων.
- Μείωση του κόστους – Οι εταιρείες δαπανούν 6 δολάρια για το χειρισμό και τη διανομή για κάθε 1 δολάριο που δαπανούν για αντιγραφή, ενώ τα μισά από όλα τα έγγραφα που εκτυπώνονται πετιούνται μέσα σε 24 ώρες.
- Αύξηση της παραγωγικότητας – Οι εργαζόμενοι ξοδεύουν κατά μέσο όρο 9,3 ώρες την εβδομάδα αναζητώντας και συλλέγοντας πληροφορίες, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη. Με την εξάλειψη του χαρτιού και τη συγκέντρωση των δεδομένων, αυτή η αναποτελεσματική χρήση του χρόνου μπορεί να μειωθεί δραστικά.
2. Εξετάστε τις διαδικασίες σας για να δείτε πού μπορεί να βρεθεί χαρτί
Δεν μπορείτε να επιλύσετε ένα πρόβλημα αν δεν έχετε καλή κατανόηση του προβλήματος και των επιπτώσεών του. Αφού λοιπόν διαπιστώσετε γιατί θέλετε να εξαλείψετε το χαρτί από το χώρο εργασίας σας, ήρθε η ώρα να εξετάσετε τις διαδικασίες σας και να εντοπίσετε ευκαιρίες για τη μείωση του χαρτιού και των διαδικασιών που βασίζονται στο χαρτί. Στη συνέχεια, κοινοποιήστε τα ευρήματά σας σε όλο τον οργανισμό σας και λάβετε την αποδοχή τους.
Δεν θα μπορέσετε να λύσετε το πρόβλημα του χαρτιού σας μέχρι να μάθετε από πού προήλθε.
Το πρώτο βήμα για την κατανόηση του προβλήματος και του πραγματικού αντίκτυπού του είναι η διενέργεια ελέγχου διαδικασιών. Δημιουργήστε ένα έγγραφο ή ένα λογιστικό φύλλο που παραθέτει όλες τις ροές εργασίας, τις διαδικασίες και τις εργασίες του τμήματός σας.
Για να αποκτήσετε μια πλήρη εικόνα όλων των διαδικασιών, ίσως χρειαστεί να συνεργαστείτε με συναδέλφους. Η συλλογή υπογραφών σε χαρτί, η αποθήκευση εγγράφων σε χαρτί σε φυσική αποθήκη και η ταχυδρομική αποστολή εγγράφων, συμβάσεων ή αποδείξεων είναι όλα παραδείγματα διαδικασιών που βασίζονται σε χαρτί.
3. Συνεργασία μεταξύ των τμημάτων για την καλύτερη κατανόηση των απαιτήσεων
Αυτό το βήμα μπορεί να γίνει σε συνδυασμό με διαδικασίες ελέγχου. Ενώ εστιάζετε στο τμήμα σας, βρείτε συναδέλφους σε άλλα τμήματα για να κάνουν το ίδιο. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλίσετε ότι η εταιρεία σας αντιμετωπίζει το πρόβλημα του χαρτιού συνολικά και συνεργατικά.
Για να αποφύγετε εκπλήξεις στην πορεία, είναι ζωτικής σημασίας η συνεργασία μεταξύ των τμημάτων από την αρχή.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τη σκέψη σχεδιασμού για να βοηθήσετε στην αποκάλυψη πιθανών λύσεων, αφού έχετε επεξεργαστεί πού κρύβεται το χαρτί σε ολόκληρη την εταιρεία.
Η σχεδιαστική σκέψη είναι μια μοναδική προσέγγιση για την επίλυση προβλημάτων και τη βελτίωση των εμπειριών. Είναι μια μέθοδος συμμετοχής όλων των ενδιαφερόμενων μερών σε μια δομημένη διαδικασία που μπορεί να οδηγήσει στην ανακάλυψη καινοτόμων ιδεών. Η μέθοδος αυτή σας βοηθά να αποκτήσετε μια ποικιλία απόψεων, συμπεριλαμβανομένων όλων των σχετικών ενδιαφερομένων μερών, και να βρείτε δημιουργικές απαντήσεις στα πιο απογοητευτικά σας προβλήματα.
4. Διεξαγωγή έρευνας για επιλογές χωρίς χαρτί
Τώρα που ολοκληρώσατε τους ελέγχους διαδικασιών και εντοπίσατε όλη τη χρήση χαρτιού και τις διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί, ήρθε η ώρα να εξετάσετε ποια προϊόντα, διαδικασίες και τεχνολογίες μπορούν να αντικαταστήσουν όλο αυτό το χαρτί!
Αρχικά, καταρτίστε έναν κατάλογο με όλα τα λογισμικά που χρησιμοποιεί τώρα η εταιρεία σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποκαλύψετε στοιχεία που υπάρχουν ήδη στην τεχνολογική σας στοίβα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αντικατάσταση του χαρτιού, καθώς και προϊόντα που μπορείτε να αντικαταστήσετε με μια πιο αποτελεσματική λύση.
Ξεκινήστε να εξετάζετε λύσεις χωρίς χαρτί μόλις εντοπίσετε τα κενά στην τεχνολογική σας στοίβα. Οι ηλεκτρονικές φόρμες, η αυτοματοποιημένη παραγωγή εγγράφων, οι ηλεκτρονικές υπογραφές και η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών είναι όλα πράγματα που πρέπει να εξετάσετε.
Εάν σκέφτεστε να αγοράσετε νέο λογισμικό, έχετε υπόψη σας τα εξής, ενώ μιλάτε με τους πωλητές:
- Να έχετε μια γενική ιδέα για το πόσοι χρήστες θα χρησιμοποιούν το λογισμικό.
- Να γνωρίζετε τον προϋπολογισμό σας
- Κάντε μια λίστα με τα «απαραίτητα» χαρακτηριστικά
- Κάντε μια λίστα με τα «καλά να έχετε» χαρακτηριστικά.
- Αναγνωρίστε την τεχνολογική ικανότητα του προσωπικού σας
- Καταρτίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την κυκλοφορία νέου λογισμικού
5. Δημιουργήστε μια στρατηγική μετάβασης χωρίς χαρτί
Η επιτυχία της νέας σας άυλης λύσης θα καθοριστεί από μερικές μεταβλητές.
Πρώτον, πρέπει να επικοινωνείτε απλά, συνοπτικά και συχνά. Είναι καλύτερο να είστε όσο το δυνατόν πιο διαφανείς κατά την έναρξη μιας νέας διαδικασίας. Οι υπάλληλοί σας θα νιώσουν πιο άνετα να αγκαλιάσουν νέες διαδικασίες ή να μάθουν νέα τεχνολογία αν είναι καλά ενημερωμένοι.
Δεύτερον, πρέπει να υπάρχει ένα σαφώς καθορισμένο χρονοδιάγραμμα μετάβασης. Δεν θέλετε να παραμένουν για μήνες ή ακόμη και για χρόνια λανθασμένες διαδικασίες σε χαρτί ή περιττά έγγραφα! Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι στην ίδια σελίδα όσον αφορά τις προσδοκίες και τα χρονοδιαγράμματα. Θα πρέπει να τους δώσετε άφθονο χρόνο για να προσαρμοστούν στις αλλαγές, οι οποίες θα πρέπει να γίνονται κατά κύματα και όχι όλες μαζί.
Πώς μπορούν να βοηθήσουν οι διαδικασίες χειροκίνητης καταχώρησης δεδομένων AUTOMATNG;
Η αυτοματοποίηση της καταχώρησης δεδομένων είναι η μείωση ή η εξάλειψη των διαδικασιών καταχώρησης δεδομένων με τη χρήση λύσεων που βασίζονται σε λογισμικό για την αυτόματη καταχώρηση δεδομένων.
Ακολουθούν ορισμένα από τα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης της καταχώρησης δεδομένων που πρέπει να λάβετε υπόψη σας κατά τη δημιουργία μιας στρατηγικής μετάβασης στην αχαρτογράφηση:
- Σημαντική μείωση του κόστους καταχώρησης δεδομένων σε σχέση με τη χειροκίνητη καταχώρηση.
- Ενισχυμένη ασφάλεια και πρόληψη της απάτης
- Αυξημένη παραγωγικότητα των εργασιών που μπορούν να ολοκληρωθούν μόνο από ανθρώπους
- Αυξημένη ακρίβεια και λιγότερα σφάλματα
- Μειωμένες απαιτήσεις αποθήκευσης και συναφείς δαπάνες
- Το γραφείο δεν είναι πλέον ο μόνος χώρος όπου διεξάγονται οι επιχειρήσεις
- Εξαλείφει τη χρήση χαρτιού στην πηγή
- Αυξημένη ορατότητα των περιουσιακών σας στοιχείων
- Επιτρέπει ή/και βοηθά στην ανάπτυξη νέων επιχειρηματικών καναλιών
- Διευκολύνει την εύκολη διαχείριση διασκορπισμένων ομάδων σε διάφορες χρονικές ζώνες
- Συνεχής παραγωγή, καθώς οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες δεν αρρωσταίνουν, δεν κουράζονται, δεν αποσπούν την προσοχή τους, δεν κοιμούνται ή δεν πηγαίνουν διακοπές
Πώς μπορεί η βαθιά γνώση να βοηθήσει στην εξάλειψη της καταχώρησης χαρτιού;
Το PaperEntry παρέχει λύσεις για την αυτοματοποίηση της λογιστικής και της καταχώρησης δεδομένων. Αυτοματοποιώντας τη διαδικασία καταχώρησης δεδομένων με το PaperEntry μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήμα, ενώ παράλληλα αυξάνετε δραστικά την ακρίβεια.
Για να μάθετε περισσότερα, πατήστε εδώ ή κλείστε ένα σύντομο διαδικτυακό ραντεβού εδώ.
